06/01/2017

Informatie overdragen? Flip the classroom!

Zoals bekend zijn er drie redenen waarom mensen een congres bezoeken: informatie, inspiratie en netwerken. Over hoe je effectief kunt inspireren en netwerken, kun je lezen in de blog ‘Inspireren tijdens een congres: hoe doe je dat?’ en ‘Netwerken 2.0 leidt tot betere bedrijfsresultaten‘.

In deze blog legt Marga Groot Zwaaftink van CommGres uit hoe je optimaal munt kunt slaan uit de derde reden voor een congresbezoek: informatie overdracht.

Staand-blouse-Marga-blog

‘Informatie overdracht is de meest rationele reden om een congres te bezoeken. Dat maakt het iets gemakkelijker om vuistregels te geven om maximaal profijt te halen uit dit onderdeel van een congresbezoek,’ begint Marga Groot Zwaaftink. ‘Voor de congresdeelnemer geldt dat hij of zij zich vooraf heel goed dient af te vragen welke informatie hij denkt te vergaren. Daarnaast zou de tweede vraag van een potentiële congresdeelnemer dienen te zijn: hoe gaat hij of zij deze informatie delen of verspreiden in zijn bedrijf? Per slot van rekening is hij een vooruitgeschoven pion van zijn organisatie. Hier ligt natuurlijk ook een rol voor de leidinggevende van het bedrijf, die de medewerker toestemming geeft om een congres te bezoeken. Ook voor de leidinggevende geldt dat hij of zij vooraf scherp voor ogen dient te hebben welke informatie zijn medewerker kan vergaren op het congres en hoe die informatie effectief binnen de organisatie door gecommuniceerd wordt.’

Flipping the classroom
Niet alleen de congresdeelnemer, ook de organisator heeft natuurlijk een verantwoordelijkheid. Marga Groot Zwaaftink: ‘Bij een congres maken honderden mensen een aantal uren tijd vrij om informatie te vergaren. Dat legt een verantwoordelijkheid bij de congresorganisator. Die dient een format te ontwerpen waarin de persoonlijke uitleg van een spreker waarde toevoegt aan informatie die bezoekers kunnen vergaren via white papers, blogs, nieuwsbrieven, enzovoort. Een effectief format kan zijn: de methode van ‘flipping the classroom’, oftewel de ‘omgedraaide klas’.
Het concept Flipping the classroom komt uit de onderwijswereld. Geef de congresdeelnemers in het voortraject huiswerk, door hen een filmpje, een podcast of een white paper te sturen. De deelnemers kunnen de voorinformatie in hun eigen tijd en tempo tot zich nemen, zodat iedereen goed voorbereid naar het congres gaat. Daar kan vervolgens gespard worden over de informatie en men kan de diepte in. Bijkomend voordeel is dat het kennisniveau van de deelnemers redelijk gelijk ligt.’

Weg met de ‘grote gemene deler’
Dat kennisniveau is meteen een ander aandachtspunt voor congresorganisatoren. Marga Groot Zwaaftink: ‘De verleiding is vaak groot om bij congressen de ‘grote gemene deler’ als uitgangspunt te nemen. Dat heeft als nadeel dat de inhoud minder interessant is voor beginners en doorgewinterde professionals. Mijn advies: houd bij de opbouw van het programma zoveel mogelijk rekening met het kennisniveau. Ga niet te snel op de ‘gulden middenweg’ zitten, maar maak aparte blokken voor beginners en aparte sessies over specifieke, diepgaande materie voor de ervaren professionals.’

Zet tekstschrijvers in voor de after sales
Goede informatie overdracht op een goed congres, betekent ook een goede after sales. Marga Groot Zwaaftink: ‘Neem een enquête af met vragen over hoe men het congres heeft ervaren en of men bepaalde informatie heeft gemist. Maak het de deelnemers gemakkelijk en stuur hen waardevolle informatie na, zoals de content uit de belangrijkste sessies. Huur daarvoor ervaren tekstschrijvers in, die de sessies bijwonen en na afloop een white paper over de inhoud schrijven. Op die manier gaat de vitale informatie niet verloren en halen de bezoekers en hun organisatie het meeste rendement uit de informatie overdracht tijdens het congres.’

Geplaatst door High Profile Events om 8:41 am in Congressen, Door Jan Jacobs | Reacties (0)

Tags: , , , , |
30/12/2016

EventCase: ECC Leiden

Overal en elke dag vinden er noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus en locaties die kunnen terugkijken op een succesvol geproduceerd evenement. Wij vinden het de moeite waard om die events – klein, groot, met een kenniselement of juist fun, spraakmakend, intiem of spectaculair – een plek te geven op Events.nl in de rubriek EventCase.

_71a0688-bewerkt-2

Soort evenement » personeelsfeest
Opdrachtgever » een zorginstelling
Organisator » ECC Leiden
Locatie » ECC Leiden
Doelgroep » medewerkers
Aantal gasten » 1450

Samenvatting evenement
Waar breng je 1450 medewerkers onder voor een ouderwets goed feest met entertainment en catering, parkeergelegenheid voor de deur én de mogelijkheid om te blijven slapen? Een centrale locatie om partijen, feesten en muziekevenementen onder te brengen met de zekerheid van een geslaagde avond? Nieuwkomer in evenementenland, ECC Leiden, blijkt een prima oplossing. Zo heeft een grote zorginstelling onlangs kunnen ervaren tijdens een personeelsfeest, waarvoor groot werd uitgepakt. ECC Leiden kroop voor de gelegenheid zelf in de rol van event organizer en draaide een veelzijdige avond in elkaar in hun veelzijdige black box. De bedrijfskleuren van de opdrachtgever waren in tal van uitingen doorgevoerd met een ontvangst over een loper in de bedrijfskleuren, verlichting en drankjes in de gewenste kleuren en zelf het meubilair en accessoires waren aangepast aan de opdrachtgever. Zo ontstond er een herkenbaar geheel én een thuisgevoel voor de gasten. De kou van buiten werd snel verdreven door de Zuid-Amerikaanse klanken van een brassband die genodigden bij de entree verwelkomde. Na enkele formaliteiten en een welkomstwoordje barstte het feest los met confetti en vuurwerkspuiters in de grote zaal van 1775 m², waar afwisselend een band en een DJ de aanwezigen verleidden voor een bezoekje op de dansvloer.

_71a0673-bewerkt_71a0627-bewerkt-schort

‘Een zeer geslaagde avond, met voor elk wat wils. Van verzoeknummers en een babbeltje met de zanger van de band tot het entertainment op de grote vide,’ aldus Reinier Heruer, Sales Manager van ECC Leiden. ‘Ook de verschillende foodstands vonden gretig aftrek. Het was continu dringen bij de burgers, wraps en pincho’s. De grote sushibar in het midden van de zaal was dé eyecather.

Met ‘lopend entertainment’ in de zaal konden zelfs de meest nuchtere Hollanders worden verrast via vingervlugge goocheltrucjes, gekke typetjes en bijzondere gastvrouwen. Voor de niet-dansers was er een vlucht naar de grote vide mogelijk, waar je door ‘meester’ barbieren in no time een vlotte coupe of hippe baard werd aangemeten. Dames werden getrakteerd op een beautysalon, massages en make-overs. Voor de whisky proeverij, verrassende fotoshoots met ‘green screen’ en de flipperkasten stonden de gasten in de rij. Met een koffie/thee station in de comfortabele loungehoek werd de avond afgesloten. Reinier Hereur: ‘ECC Leiden laat hiermee zien grootschalige personeelsfeesten volledig in eigen beheer te kunnen hosten en organiseren. Met dank aan De Koster Pyro, Nightforce, All Class Kitchen Art Events, Nieuwenburg Sfeer & Events, The Originals en Dutch Safety & Security.’

Reinier Heruer, Sales Manager ECC Leiden

Reinier Heruer, Sales Manager ECC Leiden

 

Geplaatst door High Profile Events om 7:55 am in Door Jan Jacobs, Eventcase, Locaties | Reacties (0)

Tags: , , , , , |
28/12/2016

World Forum Den Haag haalt twee grote overheidscongressen binnen

Future Force Conference & UN Public Service Day

De ambitie van Den Haag is helder: de stad wil de tweede congresstad van Nederland worden. Met het binnenhalen van twee grote internationale conferenties in 2017 zet World Forum mooie stappen om dit doel te behalen.

1-buiten

Den Haag: internationale stad van vrede en recht, uniek gelegen aan zee en goed bereikbaar. Niet zo gek dus dat de stad op de ICCA ranking van beste congressteden steeg: van de vierde naar de derde plaats in Nederland. En de tweede plaats lonkt. Dat de gemeente Den Haag die plek graag wil behalen, blijkt wel uit de recente uitbreiding van The Hague Convention Bureau. Dé partij voor bedrijven die een conferentie in Den Haag willen organiseren. Het Convention Bureau werkt nauw samen met verschillende partners, waaronder World Forum. Kirsten Vosmer is als Commercieel Manager van World Forum heel blij met deze samenwerking. ‘Op alle niveaus houden we elkaar op de hoogte. We weten wat er speelt en kunnen daarop anticiperen. Zo kunnen we als samenwerkend destinatieteam organisaties de juiste en passende oplossing bieden voor hun evenement.’

14-kwa 4-queen-maxima-expo

Twee grote internationale overheidscongressen in 2017
Het imago van World Forum op het gebied van veiligheid is uitstekend. Zeker sinds de geslaagde Nuclear Security Summit en de Global Conference on Cyber Space: twee evenementen waarbij de ogen van de hele wereld op World Forum gericht waren. Kirsten knikt: ‘Als het gaat om veiligheid weten wij als geen ander wat daar bij komt kijken; het is onze expertise. We zijn dan ook trots dat we volgend jaar weer twee prachtige internationale congressen mogen verwelkomen: in februari de internationale Future Force Conference (FFC), georganiseerd door het Ministerie van Defensie. In juni hosten we de United Nations Public Service Day 2017.’

8-queen-maxima-expo 20-kwa-foyer

World Forum up to date
World Forum is er klaar voor. De gemeente Den Haag investeerde afgelopen drie jaar aanzienlijk veel geld in het pand. Dat resulteerde in verbeteringen en nieuwe mogelijkheden voor World Forum. Daarnaast investeerde GL events in de aankleding en stoffering van World Forum. Door de vernieuwingen is nu bijna alles mogelijk. Met twee entrees, 36 zalen en duizenden vierkante meters aan expositieruimte is er ruimte voor meerdere events tegelijkertijd.

Kirsten: ‘Daarnaast heeft onze trots: het grootste auditorium van Nederland sinds 1969, ook een prachtig en afwisselend theaterprogramma. Met onder andere publiekstrekkers als Jesus Christ Superstar, Ciske de Rat en West Side Story. World Forum in Den Haag is klaar voor de toekomst en kijkt er naar uit iedereen te mogen verwelkomen in onze vernieuwde ambiance vol mogelijkheden.’

3-buiten

World Forum: Hosting the world!
• 36 zalen 1 unieke theaterzaal met capaciteit van 2161 personen (grootste van Nederland)
• 12.500 m2 exporuimte
• twee gescheiden entrees
• 700 hotelkamers in de nabije omgeving
• voldoende parkeerruimte direct onder World Forum

Geplaatst door High Profile Events om 1:10 pm in Congressen, Door Anneke Reijerse, Locaties | Reacties (0)

Tags: , , , , , , , , , |
27/12/2016

adidas kiest het HEMbrugterrein voor haar halfjaarlijkse Summit

Het HEMbrugterrein is in de maand oktober getransformeerd tot een waar creatief en inspirerend evenemententerrein. Een hele week nam multinational en wereldmerk adidas het gebied over voor haar halfjaarlijkse Summit, waar de nieuwste collecties van adidas en Reebok aan het West-Europese Sales-, Marketing- en distributiepersoneel (afkomstig uit 25 landen) en relaties werden getoond. Peter Tates en Tim Alberti van Taets Art and Event Park geven ons alle ins & outs.

_dsc9060-hdr-2-bewerkt

Naam evenement » adidas en Reebok Summit
Soort evenement » Meerdaags congres
Opdrachtgever » adidas International AG
Organisator » adidas International AG
Data evenement » 10 t/m 17 oktober
Locatie » Taets Art and Event Park
Doelgroep » Sales-, marketing- en distributiepersoneel & relaties
Aantal gasten » 1.500 per dag

craw5

De overtreffende trap van Berlijn
De top van adidas International AG – waar Reebok ook bij hoort – koos het Hembrugterrein in Metropoolregio Amsterdam niet zomaar. Ze wilden een rauwe, industriële omgeving waar de presentatie van hun samples en innovaties kleurrijk tegen afsteken. ‘Ze zochten een inspirerende nieuwe locatie waar alles mogelijk is en die hebben ze hier gevonden,’ vertelt Peter Tates.

Olympisch dorp
Voor het eerst zijn maar liefst tien venues en ruim 25 ruimtes ingezet door Taets Art and Event Park – met medewerking van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) voor de 1.500 dagelijkse gasten en medewerkers van adidas. ‘De venues werden omgebouwd tot een hoogwaardig evenement met een campus look-and-feel ambiance. Op het buitenterrein stond een grote circustent – een enorme ‘work-and-play’ area – met tafeltennis en voetbalbiljart. Ook was er een cateringgedeelte, dat zich qua grootte en allure met het restaurant van een willekeurig Olympisch dorp kan meten. In de Black Box, de evenementenhal van Taets van 6.000 vierkante meter, waren de nieuwste modellen te bewonderen en uit te proberen. De oude fabriekshallen werden ingezet als creatieve en inspirerende ruimtes voor nieuwe productpresentaties,’ aldus Alberti.

a14x4803b

Collectie Herfst/Winter 2017
Het evenement begon met een centrale kick-off met een high level av-presentatie. Daarin kwamen de nieuwe ontwerpen, producten en communicatie-concepten van adidas en Reebok aan bod. Ook werd hun nieuwe collectie voor herfst/winter 2017 gepresenteerd.

a14x4638b

Hoogtepunten
Naast het omtoveren en inzetten van zo veel ruimtes tegelijk, was ook de catering een hoogtepunt te noemen: ‘We hebben elke dag een ‘streetfood lunch’ verzorgd voor 1.500 gasten. En alle dagen werden afgesloten met een diner voor 1.700 personen. Aan lange gedekte tafels heeft iedereen kunnen genieten van een ‘familystyle dinner’ en dit allemaal met ons eigen cateringlabel ‘Taets Kitchen’. ‘Niet eerder organiseerden wij een evenement inclusief catering van deze grootte. We kijken terug op een succesvolle week,’ sluit Alberti af.

a14x4789b

Facts
» Locatie: 22.000 m2 totaal in gebruik – 10 verschillende gebouwen, 25 ruimtes – 7.500 m2 exporuimte
» Inhoud: 50 presentaties / sessies
» Grootte: dagelijks 1.500 gasten
» Catering: 1.500 personen street food lunch – 1.700 personen family style dinner

Geplaatst door High Profile Events om 11:08 am in Door Barbara van Baarsel, Eventcase, Locaties | Reacties (0)

Tags: , , , , , , , |
21/12/2016

Jarige Gooiland koopt hotel en presenteert nieuwe identiteit

Vijf jaar geleden blies de jonge ondernemer Philip Lamers nieuw leven in Gooiland in Hilversum. Inmiddels is het een succesvolle evenementenlocatie met theater. Recent nam Lamers ook het bijbehorende hotel over. Gooiland presenteert zich nu met een nieuwe identiteit, passend bij de geest van het iconische pand in Hilversum.

gevell

Niet alleen Gooiland is jarig, ook het pand van architect Duiker bestaat dit jaar precies tachtig jaar. Het hotel- en theatercomplex Gooiland was zijn tijd in 1936 ver vooruit. Het is een voorbeeld van het Nieuwe Bouwen en sinds 1987 Rijksmonument. In de afgelopen dertig jaar heeft het complex heel wat eigenaren gehad en verbouwingen ondergaan. De oorspronkelijke bedoeling van de Nederlandse architect Jan Duiker raakte daardoor op de achtergrond. Onder ons gezegd: qua stijl was het een beetje een rommeltje. Daar komt nu verandering in.

Terug naar de basis
De evenementenorganisatie Gooiland ging terug naar het begin. Samen met Identity Matching Academy (IMA) doken ze in archieven en haalden de oude bouwtekeningen, leverancierslijsten en vakbladen boven tafel. Met al die ingrediënten ontstond een nieuwe merkidentiteit. Petroy Blaauw, directeur Gooiland: ‘We zochten de oorspronkelijke identiteit van Gooiland. Duiker – en later Bijvoet – heeft hier iets neergezet wat voor die tijd revolutionair was. Veel licht en openheid, ruimten die in elkaar overlopen en lichte kleuren. Het is aan ons om dat te respecteren en in zijn geest het gebouw én onze organisatie verder vorm te geven.’

blue schermafbeelding-2016-12-20 12-20

Hotel Gooiland hoort er weer helemaal bij
Gooiland bestaat uit een theater, een evenementenlocatie én een hotel. Dat hotel was eerder in handen van Amrâth Hotels, maar hoort nu weer bij Gooiland. Het krijgt eerst een metamorfose: 13 februari 2017 openen de deuren. Het wordt het eerste Dutch Brands Hotel: er wordt alleen gewerkt met Nederlandse (design) merken: Sonos, Gispen, Auping, Luxaflex bijvoorbeeld. Tot in detail wordt de frisse Duikerstijl, vrij van opsmuk, doorgevoerd. ‘Natuurlijk gaan we hier ook het nieuwe concept helemaal doortrekken. Veel licht, mooie materialen, design. Met een toffe cocktailbar en een prachtig dakterras in oude glorie hersteld.’

Het nieuwe logo
Nog even terug naar de nieuwe huisstijl. Want daar is nog veel meer over te vertellen. Deze is gebaseerd op de ideeën van Duiker, maar bijvoorbeeld ook de opkomst van de radio in Hilversum en het werk van Mondriaan. In het nieuwe logo zijn de oorspronkelijke letters op de gevel – ontworpen door Duiker – de basis. ‘Deze huisstijl laat zien wie wij zijn’, legt Petroy uit. ‘Ook binnen in de lobby en de zalen gaan we dingen weer terugbrengen in de Duikerstijl. Met de kleuren zwart, wit, koper, grijstinten, lichtblauw en materialen als emaille, kunststof, glas, glad leer. Dit pand moet een must-see worden voor alle architectuurliefhebbers.’

2016-12-20-om

We bouwen aan een sterk merk
Petroy straalt als hij over de plannen vertelt. ‘Ja, ik ben trots. De afgelopen jaren hebben we hard gewerkt om Gooiland weer op de kaart te krijgen. Vanuit de binnenkant van de organisatie hebben we met ons enthousiaste team gewerkt aan structuur en kwaliteit. Nu pakken we ook de buitenkant aan. Zo klopt het hele plaatje. We bouwen aan een sterk merk. Het nieuwe Gooiland gaat verder waar de architecten Duiker & Bijvoet begonnen; een icoon binnen de metropool Amsterdam. Een omgeving die ook voor bezoekers van Amsterdam de moeite waard is. U bent welkom!’

Geplaatst door High Profile Events om 10:48 am in Door Anneke Reijerse, Locaties | Reacties(1)

Tags: , , , , , , |
20/12/2016

KNVB Campus Zeist: eventlocatie op de middenstip van Nederland

2348-wl

Op de middenstip van Nederland, in Zeist, is de KNVB Campus geopend: een centrale plek in het land waar de Koninklijke Nederlandse Voetbal Bond, samen met clubs, initiatieven ontplooit voor de ontwikkeling van het voetbal. Compleet met een Sport Medisch Centrum, een Academie voor opleidingen, een Teamhotel en hybride trainingsvelden. De KNVB Campus is tevens geschikt voor bedrijfsevenementen, trainingen en vergaderingen, sportieve- en funclinics en andere bijeenkomsten die in het teken staan van teambuilding, het verbeteren van (management) teamprestaties en vitaliteit.

Foodconcept in teken van onderhoud, herstel en vitaliteit
De KNVB Campus ligt verscholen in de Zeister bossen, op een steenworp afstand van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum. Als je het transparante gebouw binnenloopt, word je vanzelf ondergedompeld in een oranje sportbeleving. Een mega grote videowall toont fragmenten van wedstrijden van Oranje. De trap is ontworpen in de vorm van een voetbaltribune. Her en der lopen spelers rond van diverse vertegenwoordigende elftallen: enkele spelers van Oranje onder 19 jaar nuttigen hun lunch in het foodconcept. Hun maaltijd is afgestemd op hun activiteiten van die dag. De balans tussen koolhydraten, eiwitten, suikers en vitaminen hangt nauw samen met hun sportieve bezigheden: dat is de ene keer onderhoud, een andere keer extra energie of een hogere vitaliteit.
Het KNVB-logo in het tapijt in de gangen loopt door naar de verschillende zalen op de eerste verdieping. Hier worden opleidingen gegeven voor scheidsrechters, coaches en trainers. De bestuurskamer in de KNVB Campus is ontworpen als een skybox. In het uit glas opgetrokken gebouw heb je voortdurend contact met de buitenwereld: de Zeister bossen. In de verte zie je het Sport Medisch Centrum, inclusief revalidatiecentrum liggen en het Teamhotel. Daar slapen doorgaans vertegenwoordigende elftallen als ze op de Campus hun trainingen afwerken in de aanloop van een wedstrijd. Op het dak van het trainingscentrum kun je in de pauzes ontspannen op een trapveldje.

160831pz1906-wl 2344-wl

De teams van morgen
Alles in de KNVB Campus ademt voetbal en topsportbeleving. In het sanitaire blok is deze beleving met een knipoog extreem doorgetrokken; volledig oranje en met voetbalquotes. ‘De KNVB Campus staat in het teken van de teams van morgen,’ vertelt Hans van Pelt, die verantwoordelijk is voor de exploitatie van de KNVB Campus. ‘Het is de plek waar nationale selecties trainen en revalideren, waar trainers en scheidsrechters worden opgeleid en waar bestuurders elkaar ontmoeten. Het is ook een plek waar onderzoek plaatsvindt en waar nieuwe ideeën en innovaties ontstaan. Alles vanuit het perspectief om met teams tot topprestaties te komen. De topsportsfeer én de faciliteiten maken de KNVB Campus tot een prima locatie voor bedrijven die het optimale willen halen uit hun (management) team. Presteren met je organisatie is ten slotte ook topsport.’
Dat wil je meteen geloven als je rondkijkt: het Oranjeplein is geschikt voor plenaire sessies, met presentaties op de videowall. De voetbaltribune nodigt uit voor Lagerhuis opstellingen, de kleedkamer van Oranje leent zich uitstekend voor teambesprekingen en individuele confrontaties. In het teamhotel kan de organisatie van een evenement tijdelijk bureau houden of kan een Management Team verblijven tijdens een meerdaagse bijeenkomst. Break out sessies kunnen op de eerste verdieping.

160831pz1902-wl

Allerlei zakelijke bijeenkomsten zijn er mogelijk: vergaderingen in een van de vergaderruimtes waarvan een aantal geschakeld kan worden, trainingen, bedrijfsevenementen tot 2000 personen op de velden waar onder andere Jong Oranje traint, kick offs, fun- en vitaliteitsclinics, gastoptredens van topsporters; alles zolang het een link heeft met het verbeteren van prestaties. Hans van Pelt vat het als volgt samen: ‘In de KNVB Campus slaan we een brug tussen sport en bedrijfsleven. Bedrijven die zich focussen op de optimale prestatie kunnen dat hier in de ultieme sportbeleving.’

Geplaatst door High Profile Events om 3:37 pm in Door Jan Jacobs, Locatie Uitgelicht, Locaties | Reacties (0)

Tags: , , , , , , |
19/12/2016

Rutger Bremer: welke e-mail software gebruik jij voor jouw events?

De customer journey van je event wordt steeds belangrijker: de beleving van jouw gast begint al bij de ‘save the date’ of uitnodiging. Vanaf de eerste mail moet je genodigde enthousiast worden – en in alle volgende touchpoints moet dit enthousiasme worden vastgehouden: voor, tijdens én na het event. Het is daarom belangrijk om te zorgen voor professionele en goed verzorgde mails.

momice-weblog

Vaak worden Mailchimp of Mailplus gebruikt voor het opmaken van de uitnodiging, save the date, of updates over het event. Logisch: met deze speciale mailprogramma’s als kun je prachtige emails maken! Echter, deze programma’s missen de integratie met andere essentiële onderdelen van je event. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om automatisch de geregistreerde bezoekers te filteren uit je registratie-overzicht voor het sturen van een update. Eigenlijk komt het hierop neer: niet alleen in de communicatie vormt mail de rode draad; ook in je software zijn mail, registratie, enquête en zelfs je website nauw met elkaar verbonden. Het belang van geïntegreerde software wordt duidelijk wanneer de belangrijkste 6 contactmomenten worden uitgewerkt:

1. Save the date
Dit is de eerste keer dat je jouw contacten vertelt over het event. Je wilt ze nú al het gevoel geven dat ze deze dag niet mogen missen – en een groot kruis zetten in hun agenda. De datum en het thema worden verwerkt in een strak uitziende email, in de huisstijl van jouw event. Verder is het belangrijk om al in deze fase aandacht te besteden aan het inrichten van je database. Vaak heb je als organisator verschillende doelgroepen, die ieder behoefte hebben aan specifieke informatie. In goede event software kun je jouw contacten inladen en verschillende lijsten creëren. Op deze manier kun je iedere doelgroep een aparte mail sturen.

2. Uitnodiging
De uitnodiging is hét moment om je genodigde definitief te verleiden tot registratie. Dit doe je met een korte teaser over het event en een duidelijke call to action: Registreer nu! Zorg voor een duidelijke registratielink die meteen toegang geeft tot het registratieformulier. Als je mailsoftware gekoppeld is aan je registratie-software, wordt automatisch bijgehouden wie zich heeft aan- of afgemeld. Zonder dat je handmatig Excel-lijsten hoeft bij te houden! Ook handig: met sommige software is het mogelijk om automatisch een QR-code en/of e-ticket te sturen naar je geregistreerden.

3. Reminder
Het komt zelden voor dat 100% van je doelgroep direct reageert op de uitnodiging. Daarom is het verstandig om een vriendelijke herinnering te sturen na een aantal dagen. Dit kan eenvoudig door de uitnodiging te dupliceren en met een iets aangepaste introductie te verzenden naar diegenen die nog niet hadden gereageerd. Zonder event-software ben je genoodzaakt om deze personen handmatig te selecteren uit Excel lijsten. Dit is veel werk – en bovendien erg foutgevoelig! Het kan zomaar gebeuren dat je een herinnering verstuurt naar iemand die zich al aan- of afgemeld heeft. Met de juiste event-software kun je eenvoudig de niet-respondenten in je mailprogramma laden.

4. Updates
In de aanloop naar je event, ga je je doelgroep informeren en enthousiasmeren. Je vertelt ze nieuwtjes over je event, of vraagt ze om input. Op deze manier blijf je top-of-mind en vergroot je de kans dat je de geregistreerden ook daadwerkelijk kunt verwelkomen op je event. Om te voorkomen dat jouw update-mails verdwijnen in overvolle mailboxen, is het slim om alleen het onderwerp van de update te communiceren in de mail – en je bezoeker vervolgens naar de event website te sturen. Op deze manier ‘leer’ je ze waar ze de informatie kunnen vinden. En bovendien hebben ze altijd de meest up-to-date informatie over het event. Uiteraard wil je de updates sturen naar de juiste personen: dus alleen naar de geregistreerden en niet naar de rest! Ook hier weer is het belangrijk dat je database en registratieoverzicht goed op orde zijn.

5. De dag zelf
Het kan prettig zijn om je gasten op de dag van het event nogmaals een mail te sturen met de link naar je event website. De website-link zorgt ervoor dat je bezoeker de juiste, meest up-to-date informatie bij de hand heeft over de locatie (parkeren, adres) en het programma (tijden, sprekers, zalen). Hiermee wordt zelfs een programmaboekje overbodig! Als je beschikt over all-in-one event software, zit ook de website (in de huisstijl van je event) in het pakket.

6. Bedankmail & enquête
De dag zit erop! Uiteraard ben je supertevreden – en hoop je dat je gasten dat ook zijn. Tijd om je aanwezigen om feedback te vragen. Het is slim om dit meteen dezelfde dag nog te doen: dan zit de beleving nog vers in het hoofd van de bezoeker. Als je je bezoekers hebt ingecheckt door hun QR-code te scannen op de dag van het event, kun je met 1 druk op de knop zien wie wel of niet aanwezig waren. Je aanwezigen stuur je een mail met de link naar de enquête. In goede event software is het enquête-programma. Handig: heb je niet nog een systeem nodig voor het opmaken en verzenden van je enquête, maar doe je alles vanuit dezelfde omgeving. Zo houd je alles mooi in één stijl – ook prettig voor je bezoeker!

BONUS: statistieken & resultaten
Goede event-software stelt je in staat om de resultaten van je event achteraf te analyseren. Je kunt bijvoorbeeld precies zien of je database ‘schoon’ is (bounces, delivery rates), welke update of email het beste heeft gepresteerd (open rates, click rates) en welke updates hebben geleid tot de hoogste bezoekersaantallen op de website (bijvoorbeeld de aankondiging van een spreker). Daarnaast bieden de enquêteresultaten een schat aan informatie. En last but not least heb je natuurlijk een keurige lijst met alle aan- en afwezigen.

Zoals je ziet, staat het verzenden van emails niet op zichzelf. Alle communicatie van een event is met elkaar verweven – en je software dus ook! Jij als eventprofessional wilt zo efficiënt mogelijk werken. Je hebt op zich genoeg te doen, nietwaar? Met slimme event-software minimaliseer je het aantal handmatige acties, voorkom je fouten, werk je sneller en prettiger. En dus houd je meer tijd over voor de productie van je event – en voor persoonlijke aandacht voor je bezoeker!

 

Profiel-Rutger-Bremer-blog

Geplaatst door High Profile Events om 8:26 am in Door gastblogger, EventsBlog, Tips & Tricks | Reacties (0)

Tags: , , , |
13/12/2016

Om te smullen

Fraai Projecten verzorgt styling Allerhande Kerstfestival

Het Allerhande Kerstfestival is in één jaar uitgegroeid tot hét foodfestival in kerstsfeer. Het evenement vond plaats op 9, 10 en 11 december in het Spoorwegmuseum in Utrecht. Xsaga creëerde en realiseerde dit festival voor het tweede jaar op rij in opdracht van Albert Heijn. Dit jaar vroegen ze Fraai Projecten om de styling te verzorgen. Dat pakte goed uit: Fraai gaf haar onderscheidende draai aan het bestaande concept.

spoorwegmuseum

Het Allerhande Kerstfestival is drie dagen lang een feest van inspiratie over eten en drinken. De juiste sfeer is cruciaal voor deze unieke beleving. Fraai Projecten verzorgde de complete aankleding van het festival. Een opdracht waar ze heel graag hun tanden inzetten, zegt Falk van de Oever, Projectmanager bij Fraai. ‘We konden hier zoveel creativiteit in kwijt, hebben prachtige dingen ontworpen en gemaakt. Het resultaat was, al zeg ik het zelf, heel erg geslaagd!’

Kregen jullie de vrije hand bij het ontwerp?
‘Tot op zekere hoogte. Het hele ontwerpproces verliep in nauw overleg met onze opdrachtgever en Albert Heijn. Uiteraard moesten we rekening houden met de festivalhuisstijl. Bijvoorbeeld als het ging om kleurgebruik en de breisteek. Dat is in het begin even aanvoelen wat wel en niet kan, maar daar kwamen we al snel uit. Het leuke was de variëteit: van de aankleding van stands, tot de ombouw van keukens en het aankleden van de verschillende zalen.’

vis groente-close-up workshop

Drie maanden keihard bikkelen
Rond eind september waren alle ontwerpen compleet en gingen de mannen van Fraai in de werkplaats aan de slag om alle meubels en accessoires op tijd klaar te krijgen. In de laatste week voor het festival vond de opbouw plaats. Falk: ‘We hadden daarvoor vijf dagen de tijd. Dat lijkt lang, maar er was zoveel te doen. We werkten daarom met ons team dag en nacht door, in shifts. Het was hard werken, maar als je dan ziet hoe alles op zijn plaats valt en hoe mooi het wordt, dan weet je waar je het voor doet.’

Zalen en pleinen met eigen sfeer
En het wérd mooi. Blikvangers waren de voorgerechten en hoofdgerechten, gepresenteerd op gigantische stellingen van vijf meter hoog. Helemaal aangekleed in de thema’s vis, vlees en groente. Met visnetten, tonnen en haringvaten bij het thema vis en tientallen houten kratjes boordevol groente bij thema groente. Buiten was een plein ingericht als winterpret in Charles Dickens-stijl met prachtige kerstblokhutten, sfeerlichten en een carrousel. Op het Winter BBQ-plein was met stoere elementen een compleet andere sfeer neergezet. Falk: ‘Het geheel pakte goed uit, echt imposant.’

soep-en-ragout arreslee visnetten

180 kerstbomen en 4 kilometer kerstverlichting
En natuurlijk alles in kerstsfeer. ‘We hingen meer dan een kilometer guirlandes op en 4 kilometer kerstverlichting, 27 kerstkransen met meer dan 800 ballen. De 180 kerstbomen stonden in groepjes van 3 of 4 bij elkaar, ieder groepje stylden we op andere manier. Ook waren er arrensleeën, een gigantische kerstboom gemaakt van kruidkoeken en hingen er zelfontworpen houten kerstkransen aan het plafond. En zo kan ik nog wel even doorgaan.’

Falk is tevreden. ‘Het was een geweldige klus. We hebben als Fraai Projecten laten zien wat we kunnen. Dat maakt me trots. Het enige nadeel: ik kan geen kerstboom meer zien, en de feestdagen moeten nog beginnen,’ lacht hij.

groente-stelling zuppa-en-vino groente

Geplaatst door High Profile Events om 2:55 pm in Achter de schermen, Door Anneke Reijerse | Reacties (0)

Tags: , , , , , , |
13/12/2016

Verhuurbedrijf Kuijf en Zn: vaste tribuneklant bij Oranje korfballers

marco-spelten-ekc2016-ned-r

In de laatste week van oktober vond het EK korfbal plaats in Dordrecht. Volgens goede traditie won Oranje het goud. Maar voordat de tien beste landenteams hun opwachting maakten, moest er achter de schermen door diverse leveranciers uit de eventbranche een topprestatie geleverd worden.

De vloer van de speellocatie was een ijsbaan, waarop normaal gesproken ijshockeywedstrijden plaatsvinden. Het aantal vaste zitplaatsen was niet groot genoeg om de vele toeschouwers te huisvesten. En de sporthal werd zo intensief gebruikt, dat de op -en afbouw binnen 24 uur gerealiseerd diende te worden.
Verhuurbedrijf Kuijf en Zn was één van de schakels achter de schermen, die het evenement tot een succes moest maken. Het bedrijf uit Nieuwkoop is gespecialiseerd in de verhuur van podia, tenten en tribunes. ‘De organisatie van het EK korfbal wilde het aantal zitplaatsen vergroten van 800 naar 4400. Wij werden benaderd om extra tribunes te leveren,’ vertelt directeur Aad Kuijf. Aan uitdagingen geen gebrek. ‘Alle leveranciers hadden gezamenlijk 24 uur de tijd om de hal speelklaar te maken’, blikt Aad Kuijf terug. ‘Eerst moest licht en geluid en andere techniek in het plafond gehangen worden, daarna moest de ijsvloer bedekt worden met vier vloerlagen, vervolgens konden wij aan de slag met het plaatsen van de tribunes en ten slotte werden de reclameborden geplaatst. Er zat nauwelijks speling tussen de werkzaamheden van de diverse leveranciers. Dat betekende dat alles van te voren goed gepland moest worden en dat tijd verspelen geen optie was. Als één partij vertraging zou oplopen, zou dat gevolgen hebben voor alle andere leveranciers’.

marco-spelten-ekc2016-ned-p

Puzzelen voor de beste opstelling
De leveranciers maakten draaiboeken en stemden die op elkaar af. ‘Nadat de techniek in de trussen was aangebracht en de vloeren er lagen, reden wij onze materialen op heftrucks naar binnen. Daar werden alles overgeladen op handkarren, omdat de nieuwe vloeren niet heftruck proof waren.’
Tientallen tekeningen waren er in het voortraject nodig om uit te puzzelen wat de beste opstelling van de tijdelijke tribunes zou zijn. Aad Kuijf: ‘Uiteindelijk kozen we voor een ontwerp dat uit drie ringen bestond. Op de onderste ring, die vrij dicht op het veld stond (dus op de bedekte ijsvloer) werden kuipstoeltjes geplaatst. Op de kop zijn kant en op de bovenste ring hebben we houten banken geplaatst. De bestaande tribunes op de twee verdieping fungeerde als tweede ring. Zo hebben we de capaciteit voor de toeschouwers vergroot met een factor vijf.’

Dankzij de uitgebreide capaciteit konden alle belangstellenden het toernooi van nabij volgen. Nadat het Oranje korfbalteam een week later in een eenzijdige finale aartsrivaal België versloeg en het Europese goud opnieuw voor zich opeiste, stonden de leveranciers opnieuw voor een haastklus: ook voor de afbouw hadden ze precies 24 uur de tijd. Ook deze operatie werd met militaire precisie uitgevoerd. Meteen nadat de hal leeg was opgeleverd, werd alles schoongemaakt en in gereedheid gebracht voor het volgende sportwedstrijd. Op maandagavond acht uur, iets meer dan een etmaal na de korfbalfinale, stond er alweer een ijshockey wedstrijd op het programma.

Blind vertrouwen
‘Het was door de korte tijd van uitvoering een complexe klus,’ vertelt Aad Kuijf. ‘Gelukkig hebben we hier veel ervaring mee. Dezelfde opdrachtgever heeft ons vaker ingeschakeld, bijvoorbeeld voor de finale van het NK korfbal in Ziggo Dome. Dat was qua complexiteit een vergelijkbaar evenement. Bij dergelijke klussen schakelen opdrachtgevers alleen partijen in die ze blind kunnen vertrouwen.’ Verhuurbedrijf Kuijf en Zn heeft wat dat betreft een goed track record; het bedrijf levert al jarenlang onder meer materialen voor Awakenings, KLM Open, Jumping Amsterdam en het ABN AMRO WTT.

spel6094

Fotocredits: Marco Spelten

Geplaatst door High Profile Events om 7:55 am in Achter de schermen, Door Jan Jacobs | Reacties (0)

Tags: , , |
12/12/2016

Marielle van der Putten: ‘Hier ben ik op mijn plek’

Wie zijn je branchegenoten? Waar halen ze hun inspiratie vandaan en wat is hun droom? Waarom hebben ze voor deze branche gekozen en hoe zien ze de toekomst ervan? In Event Personality leer je je branchegenoten pas echt kennen. Dit keer maak je kennis met Mariëlle van der Putten van Van der Kroft’s Party Rental.

marielle

Wie is Mariëlle?
‘Ik ben opgegroeid in het mooie dorp Lisse en woon nu inmiddels al zeven jaar in Amsterdam. Dorp of stad: ik vind het allebei heerlijk. In januari word ik 32 jaar. Ik ben single, maar gezegend met een grote groep liefhebbende familieleden en vrienden die regelmatig bij me over de vloer komen.’

Wat is typisch Mariëlle?
‘Ik zie alles van de positieve kant, ben heel enthousiast (soms iets té) en dol op gezelligheid. Ik ben een harde werker, een aanpakker. Humor houdt me – ook na een lange werkdag – op de been. Zowel privé als zakelijk verbind ik mensen graag met elkaar. De een zoekt dit, de ander heeft dat. Als ik daar een rol kan spelen, dan doe ik dat. Dat leidt altijd tot positieve dingen.’

Beroep en bedrijf?
‘Bij Van der Kroft’s Party Rental leveren we meubilair, servies, bestek, glaswerk, tafellinnen en allerhande apparatuur voor evenementen. Ik werk hier nu bijna één jaar als commercieel & operationeel manager. Ik heb het enorm naar mijn zin. Dat komt vooral door mijn collega’s: een fantastische team van toegewijde mensen. Daarbij mogen we werken voor hele mooie klanten en evenementen. Het leuke van mijn functie is dat ik bij een evenement van het begin tot het einde betrokken ben. Ik mag bij de start meedenken en ik zorg er daarna voor dat alles tiptop in orde komt.’

Waarom deze branche?
‘Dat is een heel bewuste keuze. Na de Hogere Hotelschool in Den Haag ben ik in New York gaan werken als food & beverage manager in een 5-sterren hotel. Toen ik terugkwam naar Nederland heb ik een tijdje in de retailbranche gewerkt. Het was leuk en ik heb veel geleerd, maar ik ben blij dat ik nu weer terug ben in de evenementenbranche. Het voelt als thuiskomen. Met de voeten in de klei en aanpakken: hier ben ik op mijn plek.’

Mooiste evenement waaraan je hebt meegewerkt?
‘De KLM Open. Van der Kroft’s Party Rental leverde daar alle mastiek. Vier dagen lang werkten we keihard. Hier was geen sprake van ‘een stapje extra zetten’ maar een extra marathon rennen om alles goed te laten verlopen. Wat een teamwork. De piek lag in de avond en de nacht. Dan haalden we de spullen op die overdag werden gebruikt zoals vorken, messen borden en glazen, en maakten we alles schoon zodat we de volgende morgen weer konden leveren. Het ging in totaal wel om 255 duizend items. Het verliep allemaal heel goed. Ja, dan lig ik na die vier dagen bekaf maar heel blij in m’n bed.’

Mooiste evenement dat je hebt bijgewoond?
‘Met dertig goede vrienden ben ik naar het concert van Guus Meeuwis geweest in de Royal Albert Hall in Londen. Wat een ervaring! Zo’n unieke locatie doordrenkt met muziekgeschiedenis en dan zo’n mooi Nederlands feestje. De mensen daar wisten niet wat ze zagen, haha.’

Wat inspireert jou?
‘Mensen die hun hoofd boven het maaiveld uit durven steken en hun dromen waarmaken. Die keuzes maken die niet voor de hand liggen. Ik heb daar bewondering voor, het inspireert me en zet me aan het denken.’

Waar droom je nog van?
‘Ik zou wel eens een muziekevenement willen organiseren. Maar dan wel een waar ik helemaal mijn eigen stempel op kan drukken en alles zelf kan beslissen. Van A tot Z. Een evenement waar mensen dansen, lachen, meezingen, eten en drinken en waar nog jarenlang over nagepraat wordt.’

Hoe ziet de branche er over vijf jaar uit?
‘We gaan toe naar een combinatie van high tech en high touch. Technologie gaat een steeds grotere rol spelen. Ik denk dat we dat vooral moeten gebruiken als middel om elkaar te verbinden. Die menselijke kant is en blijft belangrijk. We moeten tijd blijven maken om echt met elkaar te praten en naar elkaar te luisteren. Techniek ondersteunt ons daarbij.’

Met wie uit de branche wil je graag een avondje uit eten, en waarom?
‘Met Casper Reinders. Hij is horecaondernemer in Amsterdam bekend van onder andere Jimmy Woo, Lion Noir en Bo Cinq. Hij komt altijd met vernieuwende concepten. Niet alles is meteen een succes, maar hij geeft niet op. Ik zou graag willen weten wat hem inspireert en hoe hij steeds weer met innovatieve concepten komt. Oh ja, dan wel graag eten bij zijn laatste restaurant: Blue Boy, daar ben ik namelijk nog niet geweest.’

Hekel aan…
‘Negativiteit in alle vormen.’

Dol op…
‘Ik word heel gelukkig van een lange gedekte tafel vol met vrienden en familie. Samen lekker eten en drinken, lachen en goede gesprekken voeren. Met op het menu de ongeëvenaarde spaghetti van mijn moeder.’

Wat was je grootste blunder?
‘Ik ben wel eens tijdens een opleidingstraject midden in de klas in slaap gevallen. Ik had een goed excuus, want in diezelfde week hadden we ook een hele grote klus met lange werkdagen en korte nachten. Toch was het wel een beetje gênant.’

Dit weet of verwacht bijna niemand van mij…
‘Dat ik alle songteksten van Hollandse muziek kan meezingen. Ik ben er dol op. Van André tot Jan en van Guus tot Willeke. Zet mij in een Amsterdamse kroeg en ik ga los.’

Welke wijsheid wil je graag met je branchegenoten delen?
‘Laten we zoeken naar manieren om mensen met elkaar te verbinden. Mijn ervaring is dat daar altijd iets positiefs uitkomt.’

Geplaatst door High Profile Events om 7:55 am in Door Anneke Reijerse, Eventpersonality | Reacties(1)

Tags: , , , |

← Oudere berichten