19/03/2010

De kunst van het ontvangen

Dineren onder de Nachtwacht, of een receptie in een paleis. Een eventorganizer die op zoek is naar exclusiviteit, zit goed in een museum. Maar in musea hebben event organizers tegelijkertijd minder vrijheid, vanwege de kwetsbaarheid van de kunstwerken, de openingstijden en de huisregels van musea. Toch is de opmars van evenementen in musea niet meer te stuiten.

Drie jaar geleden richtte Leon Kruitwagen in samenwerking met Hanneke Broeders van het Gemeentemuseum het Platform Museale Ontvangsten en Evenementen op. Het Platform telt inmiddels 50 leden, die onderling informatie en ervaringen uitwisselen, en die elkaar zo’n tien keer per jaar treffen tijdens inhoudelijke bijeenkomsten. Waar staat het Platform voor, wat hebben ze bereikt en wat zijn dit jaar hun plannen? Daarover sprak High Profile met de Platformraad. In Den Haag, op hun kantoor aan het Buitenhof, schoven Jeroen van Drongelen (Naturalis), John Veenstra (Centraal Museum), Susanne te Riet (Paleis Het Loo), Patricia Bracke-Logeman (Museum Kranenburgh), Astrid Bonnier (Bonnefantenmuseum Maastricht) en Leon Kruitwagen (secretaris) aan. “Er gebeurt tegenwoordig zoveel in musea: het lijkt wel een bijenkorf.”

PlatformraadGroep_465 

Vlnr Jeroen van Drongelen (Naturalis), John Veenstra (Centraal Museum), Susanne te Riet (Paleis Het Loo), zittend Patricia Bracke-Logeman (Museum Kranenburgh), Astrid Bonnier (Bonnefantenmuseum) en Leon Kruitwagen (Taller Events, eindverantwoordelijk voor het Platform)

Waarom richten musea hun focus steeds meer op evenementen?
Jeroen van Drongelen: “Voor veel musea is het een economische noodzaak geworden extra inkomsten te generen, nu de subsidiekraan steeds meer wordt dichtgedraaid en het een moeilijke tijd is om sponsors te werven. Rijksmusea bijvoorbeeld moeten van minister Plasterk minimaal 17% van het budget zelf genereren. Evenementen organiseren kan dan een middel zijn om meer extra inkomsten te genereren.”

Wat is de meerwaarde van een evenement in een museum?
Susanne te Riet: “De toegevoegde waarde is exclusiviteit. Onze locaties onderscheiden zich door hun exclusieve en uitgesproken karakter. De keuze voor een museum is altijd een bewuste keuze. De ruimtes hoeven niet meer aangekleed te worden: ze zijn al bijzonder van zichzelf.”

Patricia Bracke-Logeman: “Sfeer en concept hoeven niet meer bedacht te worden: ze zijn er al. In feite combineer je kunst met evenementen. Uitgangspunt bij het binnenhalen van zakelijke groepen is dat het museum het evenement versterkt. Zo is een ontvangst zonder rondleiding een gemiste kans voor de gasten.”

Wat zijn de uitdagingen van een evenement in een museum?
Jeroen van Drongelen: “Er dient uiteraard altijd rekening te worden gehouden met de, over het algemeen, onvervangbare collectie. Verder zijn veel musea gebonden aan de openingstijden, en met andere activiteiten in het museum, zoals publieksevenementen, waardoor veel zakelijke evenementen pas na sluitingstijd kunnen plaatsvinden. Naturalis vormt hier overigens een uitzondering op omdat onze verhuurlocaties zich apart van het museum bevinden.“

Susanne te Riet: “Van de directie krijgen we alle medewerking om evenementen naar Paleis Het Loo te halen. Maar de back office moet er ook op ingericht zijn.”

John Veenstra: “Voor veel musea is het een cultuuromslag om er evenementen bij te doen. Sommige medewerkers, zoals beveiligers, werken er al tientallen jaren, en die waren altijd gewend dat om half zes de deur op slot ging. Om hen erbij te betrekken en enthousiast te maken dien je overwerk tijdig aan te kaarten én goed uit te betalen.”

Susanne te Riet: “Het vergt van de hele organisatie een mentaliteitsverandering. Daar kun je zelf veel aan bijdragen. Het gaat erom hoe je met de medewerkers omgaat. Je moet ze niet ineens een draaiboek voor een diner onder de neus duwen. Je dient betrokkenheid te creëren. En je kunt de medewerking aan een evenement niet uitbesteden aan de vele vrijwilligers binnen het museum.”

PlatformraadLucht_465

Hoe is de samenwerking met eventbureaus?
Susanne te Riet: “Dat was in het begin wennen. Voordat ik het wist was de toegangspoort van Paleis Het Loo versierd met een ballonnenboog, en dat is echt not done voor ons bedrijf. Daarom heb ik altijd graag contact met de eindgebruiker, met name over logistieke aspecten. Sindsdien gaat de samenwerking een stuk beter.”

John Veenstra: “Wij willen de eindgebruiker ook kennen. Als museum moet je nu eenmaal controle houden op sommige zaken. We hebben weleens met een eventbureau samengewerkt, dat dingen deed, waar wij niet blij mee waren, en ze waren er zelf op de dag van uitvoering niet, zodat het moeilijk was ter plekke de dingen af te stemmen. Maar de samenwerking gaat nu beter, mede omdat we inmiddels veel samenwerken met culturele eventbureaus.”

Astrid Bonnier: “De samenwerking gaat goed. Wat wij echter niet toestaan, is dat eventorganizers in het Bonnefantenmuseum een eigen tentoonstelling organiseren, zoals weleens de wens was. Dat zou verwarring bij de particuliere bezoekers wekken.”

Hoe genereren jullie sales
Jeroen van Drongelen: “Omdat Naturalis een grote naamsbekendheid heeft en zeer gunstig gelegen is, weet de regionale zakelijke markt ons over het algemeen zelf te vinden.”

Astrid Bonnier: “Het Bonnefantenmuseum komt zelf niet toe aan actieve sales, maar wij hebben gelukkig veel baat van ons lidmaatschap bij het Maastricht Congres Bureau. Er is nog veel terrein te winnen, want uit reacties blijkt vaak dat mensen niet weten dat er in musea evenementen georganiseerd mogen worden.”
John Veenstra: “Wij krijgen onder meer evenementen binnen via eventbureaus, en die krijgen van ons een commissie.” 

Susanne te Riet: “We krijgen regelmatig boekingen binnen via eventbureaus. Daarnaast halen we ondernemers binnen door bijvoorbeeld een relatie-evenement te organiseren: in samenwerking met VNO/NCW Midden Nederland hebben we vorig jaar voor het eerst een Miljoenennotaontbijt georganiseerd.”
John Veenstra: “Overigens is onze ervaring dat een groep ondernemers in huis nog geen garantie is voor extra evenementen of meer bezoekers. Daarvoor is een goede after sales vereist.”

Wat steken jullie op van het Platform Museale Ontvangsten en Evenementen?
John Veenstra: “We wisselen ervaringen uit, kijken naar andere musea en leren van elkaar. Een voorbeeld: ik heb gemerkt dat de interne communicatie tijdens evenementen een stuk beter gaat sinds ik voor de medewerkers formulieren heb ontwikkeld met daarop alle info. Zo’n ervaring deel ik dan met andere leden van het Platform. Het leuke is dat we niet elkaars concurrenten zijn, want we zijn allemaal niet 100% commerciële organisaties.”

Patricia Bracke-Logeman: “Sinds we lid zijn van het Platform worden evenementen intern meer serieus genomen. De directie denkt nu meer met ons mee.”

John Veenstra: “Door in het Platform informatie te delen, leren we de evenementenmarkt beter kennen. De onderhandelingen met leveranciers, zoals cateraars, gaan nu stukken beter.”

Susanne te Riet: “Dankzij het Platform zijn zaken als algemene voorwaarden, zaalhuur, annuleringen, incasso en dergelijke strak georganiseerd.”

Leon Kruitwagen: “Het Platform zorgt voor een gezamenlijke promotie en heeft een duidelijke klankbordfunctie.”

Jeroen van Drongelen: “Doordat we ons verenigd hebben, laten we de markt zien dat we niet alleen staan.”

Platformraaddiscussie_465

Jullie klinken allemaal heel enthousiast over het Platform!
Susanne te Riet: Dat klopt! De opkomst tijdens bijeenkomsten van het Platform is hoog. Ik ga er altijd met plezier naar toe, want ik kom altijd terug met ideeën.”

Hoe is de tariefstelling van musea in vergelijking met andere evenementenlocaties?
Leon Kruitwagen: “De tarieven zijn over het algemeen hoger dan bij standaard evenementenlocaties. Dat heeft te maken met de kosten voor de beveiliging. Musea zijn dus geen prijsconcurrenten van reguliere evenementenlocaties. Door de iets hogere kosten is de drempel hoger, en dat bevordert de bewuste keuze voor een museum als evenementenlocatie.”

Wat staat er nog op het verlanglijstje van het Platform?
Leon Kruitwagen: “Het algemene doel is het verder professionaliseren van het vak, zodat de organisatie van evenementen voor de zakelijke markt een vaste plaats krijgt in het museale beleid. Specifiek streven we dit jaar naar een collectieve promotie van de leden en willen we de best practices in het buitenland bekijken. Daarom ondernemen we dit jaar een studiereis naar Londen.”

Jeroen van Drongelen: “Ik heb nog een vraag, of een oproep eigenlijk, aan eventbureaus. Bij Naturalis willen we graag meer grote gesponsorde publieksevenementen organiseren. Als er een eventbureau is dat ons kan helpen bij de organisatie en bij het vinden van sponsors, dan mag men ons benaderen. Sponsors moeten zich dan binnen het speelveld van Biodiversiteit bevinden. Dit speelveld is te vangen in kernwoorden zoals people, planet, profit en reduceren, substitutie en compenseren.”

Lees meer over deze bijeenkomst in de komende Events

Geplaatst door redactie om 12:51 pm in Geen categorie | Permanente link Tags: , , , , , , |

laat een reactie achter

Reacties worden gemodereerd en worden pas zichtbaar als ze door de auteur zijn goedgekeurd.