Van Eeden: Eigenlijk best wel lang, 20 jaar

Deze maand is het alweer 20 jaar geleden dat ik Van Eeden Evenementen in heb geschreven bij de Kamer van Koophandel. Eigenlijk best wel lang, 20 jaar. Zo lang heb ik het nog nooit bij één baas uitgehouden... Met Tweeling als sterrenbeeld ben ik constant op zoek naar verandering, vernieuwing en kost het me moeite om lang op één plek te zitten. Dat is waarschijnlijk de reden dat ik het al 20 jaar vol houd, want evenementen organiseren is een ontzettend afwisselend vak, in een branche die constant verandert.

Niks is leuker dan met een opdrachtgever te sparren over het evenement, een concept te verzinnen, locaties te bezoeken, onderhandelen met toeleveranciers en natuurlijk de uitvoer. Altijd weer spannend, want je kan het maar één keer goed doen. En ook ontspannend als het zo loopt zoals je het samen bedacht hebt. Samen met de opdrachtgever. Die ook elke keer weer anders is, een ander soort evenement wil.

Dingen verkopen die je naderhand moet zien waar te maken met je toeleveranciers, die het ook weer als uitdaging zien om het te doen slagen. Samen met je eventteam, want zij zijn de jeugd en zorgen ervoor dat we altijd van de laatste ontwikkelingen op de hoogte zijn en deze ook integreren in onze evenementen. Evenementen, 13 of 13.000 gasten, altijd tot in de puntjes verzorgd. En daar ben ik trots op, al 20 jaar. Op naar de 25!

Diederick

Column 5: De laatste loodjes

Nog 4 dagen en dan zit het erop. 17 dagen vol prachtige momenten, ontploffende emoties, goud, net geen goud, of ontzettend knullig gemist goud, vol feest, netwerken en last but not least vol verbazingen. Ik mag mijzelf, op mijn relatief jonge leeftijd, best een Olympische veteraan noemen, maar zelfs ik ben deze afgelopen Spelen van de ene verbazing in de andere gevallen. Sommige positief, zoals de beleving van de Canadezen, de prachtige gouden plakken op de 1500m, de pracht van de stad Vancouver en de verbazingwekkende rust waarmee de Canadezen hier in de rij staan.

En die rijen die waren er hoor! Voor de Olympic Store, wachttijd 1 ½ uur; voor de metro, wachttijd 30 minuten; voor het stadion, wachttijd 1 uur.  Maar de langste rij van allemaal stond toch wel voor het Holland Heineken House, wachttijd…………….ach wat doet het ertoe. Het lijkt wel of elke inwoner van Canada (+ een respectabel aantal Noren, Amerikanen, Koreanen, Japanners, natuurlijk Chinezen en Russen) het tot zijn doel had gemaakt op het Holland Heineken House tenminste 1x te bezoeken. Of dat gelukt is? Ik weet het niet, maar dat de interesse overweldigend was, dat is een feit.

En dat is een knappe prestatie van alle partijen die dit huis mogelijk hebben gemaakt. En dus zijn we met zijn allen ontzettend trots dat het HHH deze week, voor de 3e keer op rij,  werd uitgeroepen tot beste Nation House van de Games!! Mission accomplished dus!

Maar er waren ook negatieve verassingen met natuurlijk met stip op 1 het drama Sven Kramer/Gerard Kemkers. Iedere Nederlander hier in Vancouver heeft dat misschien nog wel intenser mee emaakt dan de mensen thuis in Nederland. Of de plotselinge terugtrekking van de bobbers, ook weer zoiets dat niemand zag aankomen, maar waar je natuurlijk niet echt blij van wordt. Zo worden wij dus ook bloot gesteld aan mindere ervaringen en daarom was de sobere huldiging van Bob de Jong en het spetterende optreden van Armin van Buuren een welkome afwisseling om de teleurstelling een beetje weg te spoelen.

 
En dan is er nog de uitdaging snowboarden, waar door hevige regenval 4000 toegangskaarten onbruikbaar zijn geworden omdat de tribunes letterlijk van de berg af zijn gegleden. Precies voor de sessie van Nicolien! En laten wij daar nou net 300 van, aan verschillende Nederlanders, verkocht hebben. Volledige overmacht natuurlijk en uiteraard krijgen deze mensen hun geld terug van het Organisatie Comité, maar voor velen geldt dat ze Nicolien niet live in actie zullen zien. En dat is bijzonder spijtig.  Maar wie weet lukt het ons nog om nog een aantal kaarten te bemachtigen in de zones die nog wel overeind staan en zo een deel van de Nicolien fans toch nog te helpen. We zijn er in ieder geval hard mee bezig.
 
Toch zijn we er nog niet helemaal. Ondanks het feit dat alles er al een beetje op lijkt te zitten, komen er nog een paar mooie finales aan. Morgen mag Nicolien dus proberen om de 100ste Nederlandse gouden medaille binnen te slepen en als haar dat niet lukt, is het zaterdag de beurt aan de achtervolgingsploegen. Ik denk dat één van de 3 het wel gaat lukken en dan zijn we dus verzekerd van nog tenminste 1 mooi feestje in het Holland Heineken House.

Als laatste nog een update over het gaan en staan van het aanwezige bedrijfsleven, over wie ik u vanuit Vancouver regelmatig bericht, die zitten de afgelopen dagen voornamelijk in de sneeuw. Nu er wat minder sportavonturen te beleven zijn, kiezen zij massaal voor een dagje sneeuwscooteren, hondensleeën, of sneeuwwandelen. Hier en daar afgewisseld met een interessante netwerk bijeenkomst of een seminar. Want daar is nu eindelijk ook tijd voor, nu de sport niet altijd meer de boventoon voert. Dat maakt natuurlijk wel dat wij bij ATP nog even scherp moeten blijven om te zorgen dat alle borrels, seminars en uitjes goed verlopen. Maar dat zijn we wel gewend en mag dus geen probleem zijn. En dus kunnen we met een gerust hart werken aan de grote exodus van aanstaande zondag en maandag, wanneer de voltallige oranje enclave weer op weg gaat naar ons koude kikkerlandje. Ongetwijfeld met een aantal onvergetelijke herinneringen op zak en hopelijk met een gouden gevoel.

Jeroen de Roever, ATP

We love hutchpotch!

Tamara Chaloulakos (hiernaast op de foto met Tjemp) vanuit Vanvouver:

We zijn 6 dagen open en kunnen stellen dat het eigenlijk iedere dag, gedurende de gehele dag lekker druk is in het Holland Heineken House! Nu de wedstrijden zijn begonnen, komen mensen op weg naar of juist bij terugkeer van de Richmond Olympic Oval langs in het Holland Heineken House. Vanzelfsprekend weten de Nederlanders ‘hun’ huis goed te vinden, maar we zijn ook erg populair bij de Canadezen. Overal waar ik kom met m’n Holland Heineken House-crewjas word ik enthousiast aangesproken. Iedereen kent het, wil erheen of is al geweest.

En als ze op bezoek komen, wordt er natuurlijk ook gegeten. Het spreekwoord ‘Wat de boer niet kent, dat eet-ie niet’ geldt in ieder geval niet voor de Canadezen. Hoewel ze er nog nooit van hebben gehoord, proeven ze graag en zijn ze erg te spreken over typisch Nederlandse gerechten die we hier in serveren: snert met roggebrood, hutspot, stamppot zuurkool met worst en vanzelfsprekend stamppot boerenkool. Of het nu s’ morgens vroeg of s‘nachts is, de Canadezen staan er graag voor in de rij! De eerste cijfers spreken boekdelen: na bijna twee dagen opening hadden we al 1200 porties stamppot verkocht. Het hardst lopen overigens de snacks, zo gingen er 2000 zakjes frites en1900 broodjes kroket over de toonbank.

Stamppot is enorm in trek!

We hebben ook een aantal Canadese Foodblogs op bezoek gehad voor een proefsessie van Nederlandse gerechtjes. Ook de professionals zijn enthousiast, het eerste resultaat zie je bijvoorbeeld op www.vancouverfoodster.com .

Ook de collega’s van Brasserie The Lodge, waar we a la carte lunch en diner serveren, zitten niet om werk verlegen en zijn inmiddels aardig gewend aan het draaien van 3 volle shifts per dag. De keuken van de Brasserie is vlakbij het podium, dus ze krijgen tussen de bedrijven door ook nog iets mee van de optredens en natuurlijk de  huldiging van Sven Kramer afgelopen zaterdag! Laten we hopen dat er snel weer een medaille bijkomt.

We houden een logboek bij van de belevenissen van de Albron in het Holland Heineken House, kijk op www.albron.nl

Een goede start is het halve werk!

De Olympische Spelen, ze zijn nu echt begonnen. Althans voor mij! De sporters en het publiek moeten nog een dagje wachten maar het Holland Heineken House is open. En dan, dan is het voor mij echt begonnen. Vandaag om 14.45 Canadese tijd opende Erica Terpstra en Phillip de Ridder (directeur Heineken Nederland) mijn onderkomen voor de komende 3 weken. Ze zaagden tesamen een echt Canadees houtblok door, waarna de traditionele toost met het bekende biertje volgde. Aanwezig waren veel mensen, verassend veel mensen als je in ogenschouw neemt dat de crème de la crème van het Nederlandse bedrijfs- en overheidsleven momenteel nog ergens boven Groenland hangt.

Toch waren de meeste vaste partners uit de Nederlandse sportwereld wel vertegenwoordigd bij de traditionele openingshandelingen. Daarnaast was er een grote delegatie van de City of Richmond, de voorstad van Vancouver die de komende weken omgetoverd zal worden tot zo’n wijk waar SBS in haar programma ‘de gezelligste straat van Nederland’ verslag van doet.

Belevingstempel
Maar voor het allemaal zover was, is er keihard gewerkt. Ikzelf ben pas gisteravond aangekomen maar mijn collega’s (zelf groot deel van de hardwerkende crew die hier rondloopt) weten mij te vertellen dat er met man en macht en dag en nacht is gewerkt om de thuisbasis van de Nederlandse Sport weer tot het beste en meest populaire ‘ Nation House’ van deze Spelen te maken. En dat is gelukt! Ja, dat durf ik nu al te zeggen. Het IJshockey stadion dat ik in de afgelopen maanden meerdere malen bezocht heb, is volledig omgetoverd tot een fantastische belevingstempel. De Medal Ceremonie Hall is bijzonder groot en straalt zelfs leeg al die heerlijke wintersfeer uit, de shopping straat is klaar en ook daar valt weer te genieten als het gaat om trendy Olympische kleding en de restaurants en food outlets hebben de stamppotten in grote voorraden klaar staan. In puntzak!  

Maar het is niet alleen eten drinken en feesten in het Holland Heineken House. Sterker nog, er is een hele bijzondere manier om je in te spannen en gezond bezig te zijn. Gewoon maar even een vraagje: ‘Wanneer heeft u voor het laatst binnen gebobsleed?’. Ja, het kan! Op de Vitality Campus (een initiatief van DSM, Achmea en Unilever) kan je gewoon, binnen de vertrouwde en warme omgeving van het Holland Heineken House,  snowboarden, bobsleeën en schaatsten. Moderne apparatuur maakt dat je het gevoel hebt Dat je echt achter Van Calker in de 4-mans bob zit. En man, wat gaat dat hard!!  En al die inspanning is nog gezond ook en dat is een welkome afwisseling naast al dat bier en die bitterballen. Die Vitality Campus is nu al een druk bezochte attractie. En dan is het publiek nog niet eens binnen.

Tijdens het schrijven van deze blog zijn de eerste Canadezen en Nederlanders het Heiligdom voor het eerst binnen getreden en ik ben erg benieuwd naar de sfeer. Tijd dus om polshoogte te gaan nemen. En om te kijken of alles in gereedheid is voor onze Minister President, want die komt vanavond. We zullen vast een biertje voor hem klaar zetten.

Jeroen de Roever

ATP

Vancouver! We zijn er!

Albron's Tamara Chaloulakos vanuit Vancouver:

Eindelijk was het zover, maandag 8 februari vertrok ik met m’n collega’s naar Vancouver! Via een tussenstop op Calgary arriveerde ik in de gaststad van de Winterspelen. M’n eerste indruk is erg positief! De bewoners van Richmond, waar het Holland Heineken House zich in een ijshockeystadion bevindt, zijn er in ieder geval helemaal klaar voor. Ik vroeg een aantal keer naar de weg en iedereen riep enthousiast ‘Minoru Arenas, you’re going to the Holland Heineken House?!’ kortom: aan lokale bekendheid en enthousiasme nu al geen gebrek.

Zagen en verven
Eenmaal aangekomen word ik rondgeleid door Hans Jacobs, vanuit Albron operationeel verantwoordelijk voor onze activiteiten in het Holland Heineken House. Er wordt nog druk gezaagd en geverfd, en de diverse outlets worden ingericht. Over twee dagen, op 11 februari, openen we onze deuren voor het publiek. Ik zie veel bekende gezichten uit Beijing, waar Albron in 2008 voor het eerst het Olympische spektakel mocht meemaken. Hét grote verschil met Beijing is volgens Hans, naast praktische verschillen als de temperatuur en de taal, de omvang: ‘Dit Holland Heineken House is veel compacter dan het huis in Beijing. Dit maakt de logistiek vanzelfsprekend iets eenvoudiger’.

We vervolgen de rondleiding met een bezoek aan de verschillende outlets: food plaza (hollandse snacks), Brasserie The Lodge, atletenruimte, Olympic Club en het crewrestaurant. En we gaan natuurlijk langs de keuken: Albrons domein. De grote keuken is alweer ruim een week naar volle tevredenheid in gebruik. De keukenfaciliteiten in het ijshockeystadion waren niet voldoende om in de hoeveelheden te koken die wij van plan zijn. Er is daarom een keuken gebouwd in een speciale tent. Helemaal naar onze wens want we hebben van deze keuken (geleverd door Boels) zelf de indeling en samenstelling van apparatuur bepaald. De keuken is eind december per zeecontainer vanuit Nederland verscheept.

Voorzijde crewrestaurant

Vanaf vrijdag gaat het 'echt' gebeuren
Op dit moment wordt er ‘alleen’ drie keer per dag voor de crew gekookt (die overigens, inclusief decorbouwers etc. uit ruim 400 personen bestaat), maar vanaf vrijdag gaat het dus ‘echt’ gebeuren! Chef-kok Karel van Tiel is een tevreden man: ‘Ons team is goed op elkaar ingespeeld, we hebben veel ervaring opgedaan in Beijing waar we wat aan hebben. Ik ben erg tevreden over onze plaatselijke leverancier: één die meedenkt en producten van superkwaliteit levert. Eigenlijk is alles verkrijgbaar.’ 

Na de rondleiding is het tijd om aan het werk te gaan. Ik heb er zin in! Het is erg leuk om dit bijzondere evenement samen met m’n collega’s mee te maken. Het echte aftellen voor de start is begonnen en het ontsteken van de Olympische vlam komt trouwens ook letterlijk heel dichtbij: vanavond komt de Olympic Torch langs het Holland Heineken House op weg naar het BC Place Stadium. Een aantal van onze koks wist die vlam afgelopen week al van heel dichtbij te bekijken… kijk maar eens op www.albron.nl in het logboek van Albron in Vancouver!

Tamara Chaloulakos

SS Rotterdam opent maandag 27 juli: Loes Luca start met aftellen

De ss Rotterdam opent op maandag 27 juli aanstaande haar deuren voor het publiek. Loes Luca onthulde maandagmiddag j.l. onder veel belangstelling, het aankondigingbord op de kade van de ss Rotterdam. Het bord toont het aantal dagen, uren en minuten dat nog resteert tot de opening.

De afgelopen jaren is veel werk verricht om de ss Rotterdam haar oorspronkelijke grandeur terug te geven. Daarnaast zijn er allerlei moderne voorzieningen aangebracht om te voldoen aan de wensen en voorschriften van deze tijd.
 
Dek voor dek opleveren
De komende periode zal het schip dek voor dek door Rederij de Rotterdam BV worden opgeleverd zodat gestart kan worden met de allerlaatste fase, namelijk de inrichting van het schip en de laatste afwerking van het interieur. Bijzonder daarbij is het terugplaatsen van de unieke kunst en het authentieke meubilair.

Dynamiek
Bij On Board On Shore waait van het ene op het andere moment een andere wind.  Eindelijk kunnen we prospects die belangstelling hebben voor het organiseren van een evenement aan boord een datum bevestigen. Onze account managers kunnen daadkrachtig aan het werk om de agenda voor de 2e helft van het jaar te vullen. De onzekerheid rondom de definitieve opleveringsdatum heeft On Board On Shore dit jaar al miljoenen euro’s omzet gekost. Maar gelukkig zijn er in Nederland in zijn algemeenheid en Rotterdam Rijnmond in het bijzonder bedrijven die het geloof (terecht!) in de ss Rotterdam hebben behouden. En ondanks (m)eerdere annuleringen nu toch bij de eerste willen horen om aan boord te komen. Er zijn zelf bruidsparen die hun huwelijksdatum tot twee keer toe verzet hebben omdat trouwen aan boord de dag van hun leven extra glas zal geven.
 
Niet dat de telefoon roodgloeiend staat
Het geweldige van de krediet crisis in relatie tot een nieuwe locatie is dat bedrijven die er een “anti cyclisch“ investeringsbeleid op nahouden vooraan staan om op de ss Rotterdam hun bijeenkomst te organiseren. Als je dan toch wat doet, doe het dan goed lijkt de gedachte te zijn!  Niet dat de telefoon roodgloeiend staat (aanvragen zijn welkom!) maar behoorlijk warm is die zeker. We denken in de laatste vier maanden van dit jaar zo’n 25.000 gasten te ontvangen voor een congres, seminar, feest of diner. Volgend jaar mikken we op zo’n 70.000 gasten. 

Countdown
We hebben nog precies vier maanden om aan de hand van een uitgebreid openingsdraaiboek (we hebben de tijd gehad daaraan te werken nietwaar?) honderden punten af te werken die komen kijken bij een “Grand Opening”  als deze. Mankracht aannemen (ook al makkelijker ten tijde van crisis), afrondende verbouwingen, inkoop kleine materialen, meubilair en opstarten van de sales & marketing trein. Het On Board On Shore Team is er klaar voor en kan niet wachten tot op 27 juli de eerste gasten het schip zullen betreden.  

Henk Kroneberg

crisis en betalen

We kunnen er natuurlijk niet omheen, onze branche wordt hard geraakt door de crisis. Natuurlijk, we hebben allemaal plannen en ideeen, maar toch... links en rechts bereiken ons de geluiden van bureaus waar het water aan de lippen staat. Hoge overhead, geen opdrachten enfin, you get the drift.

Maar hoe moeten wij, als toeleveranciers, hier nu mee omgaan? Toevallig hebben we nu ook weer een flinke factuur bij een bureau open staan, maar deze kan helaas niet betalen... personeel ontslagen, auto's de deur uit. Onwijs vervelend en balen natuurlijk. Maar goed, de eindklant heeft netjes betaald, met dat geld (ons geld) zijn de salarissen uitbetaald etc. En nu?

De vraag aan jullie, is het acceptabel dat wij als leveranciers direct aan de eindklant factureren? Het bureau kan dan aan ons een factuur voor de bemiddeling sturen. Zo krijgen zij netjes hun verdiende geld en hoeven wij niet hun bedrijfsvoering voor te financieren.

Of moeten we bureaus vooraf laten betalen?

zijn er nog andere ideeen? ik ben benieuwd.

Mojito's en parkeerbonnetjes bij opening Brand New Live

Jaap den Ouden

De bewoners uit de omgeving van het Spoorwegmuseum in Utrecht zullen wel gevloekt hebben toen ze hun auto afgelopen woensdag probeerden te parkeren: Brand New Live opende haar nieuwe pand aan de Maliesingel en de vele gasten namen alle schaarse parkeerplaatsen in de buurt in.

Brand New Live (eerder bericht op highprofile.weblog over Brand New Live) staat voor vernieuwende concepten in de evenementenbranche en maakt daarbij gebruik van entertainment. Op de opening gaven dan ook enkele artiesten acte de présence. Guus Meeuwis, The Dolly Dots en verder veel hotemetoten uit de muziekindustrie, weerstonden de terrasjes en waren naar Utrecht gekomen om de drie heren het beste te wensen met hun nieuwe bedrijf.

Ga naar de foto's in diashow

Binnen vloeide de prosecco rijkelijk en in de krappe achtertuin van het monumentale pand zorgde een professionele cocktailbar voor sfeerverhogende Mojito's. De directeuren Chris Havinga, Marc Hofstede en Robin Groenveld weten duidelijk hoe je een goed feestje moet organiseren. Wat natuurlijk geen verrassing mag heten met evenementen als 'Vrienden van Amstel Live' op het conto.

''De tap werkt, dus bij deze verklaar ik dit pand geopend,'' aldus Marc Hofstede in een korte speech. Die korte speech was geen sinecure gezien het aantal mensen dat geregeld de parkeermeters van de gemeente Utrecht moest blijven spekken.

Van een economische crisis was in ieder geval niets te merken. Kosten nog moeite was bespaard om er een grootse entree van te maken voor Brand New Live en zich te presenteren aan de toegestroomde 'concullega's' en zakenrelaties van het trio.

Volgens Marc Hofstede is het de heren de afgelopen jaren voor de wind gegaan en is het geen belemmering om het in deze tijd samen te proberen. "De consument is nog steeds bereid om geld te betalen voor kwalitatieve evenementen, er wordt nog altijd muziek gedraaid op de radio en merken proberen nog altijd hun producten in de markt te zetten met behulp van de entertainmentindustrie. Wat dat betreft raakt de crisis ons minder hard, al levert het natuurlijk wel wat meer ingewikkelde gesprekken met de bank op."

Tegen de avond konden de buurtbewoners van de Maliesingel, moe van het rondjes rijden, opgelucht ademhalen en hun auto's parkeren. De nieuwe buren zijn geïnstalleerd.

1e Editie Winter aan Zee levert direct opdrachten op voor Summit Sports

Door Joeri Rooij, Summit Sports & Events

Maandagochtend 11.30 uur... Na een van de drukste weekends ooit word ik wakker. Slechts 11 uur slaap in 3 dagen is niet genoeg... dat voel ik nu ook. Onze teams van evenementenbureau Summit Sports & Events en strandpaviljoen Sunseabar kunnen trots terugkijken op een enorm succesvol weekend.



Vrijdag, zaterdag en zondag ontvingen we meer dan 2500 gasten, die allemaal van 's werelds eerste strand-sleehelling af wilden glijden. Die aantallen bezoekers draaien we eigenlijk alleen tijdens hartje zomer en niet in de eerste week van februari. Dit hadden we in onze stoutste dromen niet kunnen verwachten.

En wat een fantastisch weer hebben we gehad. Geen spatje regen, stralende zon en minimale wind. De echte sneeuw, meer dan 30 ton, ligt er nog steeds en zal pas aan het einde van deze week geheel gesmolten zijn.

De bijna 60 meter lange baan bleek een enorme aantrekkingskracht te hebben op zowel particulieren als bedrijven die even kwamen kijken of dit iets voor hun volgende bedrijfsuitje kon zijn. En dat blijkt zo te zijn, want er zijn dit weekend 2 definitieve boekingen gemaakt en nog 3 andere bedrijven hebben interesse.

Meer dan 400 liter Gluhwein, Jagertee en hot-chocolat gingen er in 3 dagen door heen. Bijna 1.000 rookworsten en hotdogs verdwenen als sneeuw voor de zon. En, er werden zo'n 5.000 ritjes met de snowtubes gemaakt. Kortom, een uniek concept omgetoverd tot een werkelijk outdoor spektakel. Een winterse primeur op Nederlandse bodem die niemand gauw zal vergeten. In maart zal Winter aan Zee naar alle waarschijnlijkheid al zijn vervolg krijgen.

Bekijk direct de foto's op Flickr.com.

Een ivent met effect

Door Angelique de Wit

Een ivent met effect, dat was de insteek van het EffectIvent dat op donderdag 29 januari werd georganiseerd door Effectivents. Een zaal vol vrouwen en twee mannen, honderd deelnemers van de meest uiteenlopende organisaties: van KPN tot Norrit tot de Rabobank en Provincie Noord Holland. Event organizers van wetenschappelijke congressen tot evenementen voor inwoners van een gemeente tot personeelsfeesten en relatiebijeenkomsten. Een zeer afwisselende doelgroep met een zelfde doel: personal development en het vergaren van tips en tricks voor het organiseren van evenementen. Ook ik, organisator van de evenementen bij High Profile mocht bij dit event aanwezig zijn. 

De deelnemer kon tijdens dit event kiezen tussen een viertal workshops, waarvan er twee gevolgd konden worden. Als eerste volgende ik de workshop Creativiteit - de totstandkoming van titel en rode draad met als trainer Lenny Kaarsgaren. De kreet ‘ik ben niet creatief’ mag ik niet meer gebruiken, ik moet leren niet meer in beperkingen te denken, moet meer lef tonen en bij het brainstormen een bal gebruiken. Tips en tricks om je eigen creativiteit niet in de weg te staan, daar liep ik na anderhalf uur mee naar buiten. Nu nog zelf in de praktijk brengen wat je er mee doet en of je als operationele evenementenorganisator ook écht in staat bent op de haalbaarheid niet in de weg te laten staan van je creativiteit.

Na een korte pauze, waar ik andere deelnemers zag lopen met kunstwerken, die bleken uit de wokshop Personal Branding te komen, deed ik me toch doen twijfelen. Heb ik de juiste keuzes gemaakt voor de workshops? Want, hoe verkoop ik intern mijn concept had mij toch ook een heel interessant onderwerp geleken.

Toch door naar de tweede workshop, waar ik door Marga Groot Zwaaftink (Commgres) meer informatie toegediend kreeg over het werven van voldoende deelnemers voor een event. Met een congres (het vervolg op het High Profile New Media Congres) in aantocht (najaar 2009) een actueel onderwerp voor mij. Deze workshop bestond vooral uit de marketing van je event, welke mogelijkheden zijn er om deelnemers te werven buiten je eigen adressenbestand, wanneer begin je met de werving en hoe grijp je in bij tegenvallende aanmeldingen? Het interactieve karakter, dat natuurlijk ontstond, maakten deze workshop erg interessant. Tussen de verschillende organisatoren werden veel ervaringen uitgewisseld. Ervaringen en tips van een evenementenorganisator die deelnemers werft voor grote medische congressen bleken ook erg interessant én van toepassing te zijn op een gemeente die de inwoners van een stad zo ver moeten krijgen om een wielertoernooi te bezoeken en derhalve te laten slagen.

Na twee keer anderhalf uur informatie toegeëigend gekregen te hebben had ik toch nog honger naar meer. Ik had net iets dieper nog op alle onderwerpen in willen gaan. Een afgestudeerd eventmanager heeft hier wel wat nieuwe informatie ontvangen, maar het was meer het ophalen van ‘hoe doe ik dat ook alweer, waar moet ik nu op letten’. Mijn doel: personal development is wel aangewakkerd, maar nog niet behaald. Mijn tweede doel: netwerken, kwam goed op gang na de workshoprondes. Tijdens de netwerkborrel kwamen de gesprekken al snel volop op gang. Het uitwisselen van ervaringen, het bespreken van eigen knelpunten was zeker nuttig en aantal personen heb ik dan ook intensief gesproken. Ook leuk was het om een evenementenorganisator te spreken die net als ik, ook een passie heeft voor het organiseren van bruiloften. Andere aanwezigen zagen het bijna al gebeuren dat een nieuw bureau ter plekke ontstond. Die droom nog maar even in de koelkast zetten…

Vervolgens werd er een netwerkspel op gang gezet door More Balls than Most. Met een ‘tips top ten- folder’ en een velletje stickers in de hand bij andere deelnemers langs gaan om hun naam, organisatie en gouden tip te ontvangen. Met als doel: zoveel mogelijk namen en tips in ontvangst nemen. Degene met de meeste stickers werd benoemd tot beste netwerker. In mijn optiek niet de beste manier om te netwerken omdat ik geen idee heb wie nu degene was die de tip: ‘neem ook jezelf op in het adressenbestand voor de uitnodiging’ op mijn kaart heeft opgeschreven. Het werd een wedstrijd van het uitwisselen van kaarten waarbij het echte netwerken: ‘wie ben jij, waar werk je, wat doe jij en wat kunnen wij misschien voor elkaar betekenen’ uitbleef. Maar, daarentegen heb ik wel een hele lijst met tips (sommige te voor de hand liggend, andere meer bruikbaar) mogen ontvangen.

De beste tip die ik ontving was toch echt: ‘zorg voor een goed voorspel met het evenement als hoogtepunt’. Hoe dubbel dit ook is op te vangen, het geeft mij weer een extra reminder om vooral te genieten van het gehele proces van organiseren.

Na afloop van het event kijk ik terug op een goed georganiseerde workshopdag met veel vrolijke gezichten aan het einde van de dag. Niet altijd even geschikt voor de zeer ervaren evenementenorganisator, tenzij het is om nog even wat kennis op te halen en te netwerken, maar zeker voor de doelgroep zeer nuttig. Het uitwisselen van ervaringen en het spreken met andere event organizers is voor mij reden genoeg om volgend jaar het event weer te bezoeken. Al is het alleen om de deelneemster die mijn passie voor wedding plannen deelt, weer te ontmoeten.

Het effect van dit ivent: deelnemers gaan met tips en tricks huiswaarts, na een dag waarbij ze veel verschillende event organizers hebben gesproken en ervaringen hebben opgedaan. Getriggerd om meer diepgang in de onderwerpen te zoeken, trainingen te volgen en er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Elke deelnemer heeft op zijn of haar manier een stap extra gezet in de personal development.